Nouveauté v0.7.3 Assistance — mode d'emploi pour les bénévoles et les dirigeants 21 septembre 2026
Les demandes des familles arrivent toutes au même endroit, numérotées et suivies jusqu'à leur réponse. Comment y orienter les familles, traiter les demandes et régler le service.
Le service d'assistance du club fonctionne depuis fin septembre. Une question sur une inscription, un stage, un paiement, une facture, un compte, une photo à retirer de la galerie : chaque demande reçoit un numéro, part vers la bonne équipe et se suit jusqu'à sa réponse. Voici ce qu'il change pour vous.
Orienter les familles
- Plutôt que de répondre de mémoire ou de relayer par message, orientez les familles vers l'assistance : la demande est tracée, et ne se perd plus entre deux boîtes
- Trois entrées, qui arrivent au même endroit : le formulaire app.labourdinsfoot.fr/aide, aussi ouvert depuis la page Contact du site labourdinsfoot.fr ; l'adresse contact@labourdinsfoot.fr.
- Pas besoin de compte : une adresse email suffit. Les documents joints passent par l'antivirus du club
- La famille reçoit aussitôt un accusé avec le numéro de sa demande et un lien pour la suivre. Elle répond simplement aux courriels du club, et peut rouvrir une demande close
Une question posée au bord du terrain ou au téléphone
- Avec un accès à l'assistance, saisissez-la vous-même dans la console : la famille reçoit le même accusé et le même suivi que si elle avait écrit
- Sans accès, donnez-lui le lien du formulaire ou l'adresse contact@labourdinsfoot.fr
- Pas à pas : Créer un ticket pour quelqu'un
Traiter les demandes
- Une console réunit toutes les demandes, quel que soit leur canal
- Chaque demande est orientée d'office vers la bonne équipe ou la bonne personne : selon le formulaire, les mots du sujet ou une réponse donnée, jusqu'à la catégorie d'âge de l'enfant, calculée d'après sa date de naissance
- L'attribution arrive par courriel, avec les boutons « Prendre en charge », « Répondre » et « Assigner à quelqu'un d'autre »
- Sur chaque demande : mettre en attente, reprendre, résoudre, clore, rouvrir, transférer à une autre équipe, lier un doublon
- Des réponses types où le prénom, le numéro et le sujet se remplissent seuls ; des pièces jointes à chaque étape
- La case « Réponse finale » annonce à la famille la date de clôture ; sans retour de sa part, la demande se ferme d'elle-même
- Les courriels indésirables ou d'hameçonnage sont écartés ; les envois automatiques (absences, accusés de lecture, lettres d'information) sont rangés sans accusé de réception ni relance
- La documentation : Console agent, Traiter un ticket, Actions et statuts, Réponses types, Ce que reçoit le demandeur, Les courriels entrants
Régler le service
- Le catalogue range les formulaires par catégorie : publiés sur le portail, ou seulement accessibles par un lien direct
- L'éditeur de formulaire propose des sections, des champs adaptés (email, téléphone, liste, catégorie d'âge…), un sujet composé automatiquement, des sous-tâches créées selon les réponses et des documents à télécharger, avec un aperçu et une réorganisation par glisser-déposer
- Les équipes et les règles d'attribution se gèrent depuis l'application
- Le délai de clôture après une réponse finale se règle dans Options › Assistance, trois jours par défaut. Deux boutons vérifient que l'antivirus répond et que les courriels sont bien remis
- La documentation : Catalogue des demandes, Éditeur de gabarit, Règles d'assignation, Équipes, Configuration des emails
La documentation de l'assistance est réservée aux membres du club : elle vous demandera de vous connecter via votre adresse @labourdinsfoot.fr.